Archiv und Export

EVAdoku kann Einsatzdaten für Nachweis, Auswertung und Übergabe als PDF aufbereiten. Exporte enthalten je nach Funktion sensible Einsatz- und Patientendaten und sind deshalb wie andere vertrauliche Unterlagen zu behandeln.

Einsatzexport erstellen

1. Wählen Sie den betreffenden Einsatz.
2. Öffnen Sie im Einsatzmenü Einsatz exportieren.
3. Prüfen Sie vor der Erstellung, dass Transportstatus, Einsatztagebuch und Patientendaten vollständig und plausibel sind.
4. Speichern Sie die erzeugte Datei ausschließlich im vorgesehenen, geschützten Ablageort.

Für den Bereitstellungsraum kann zusätzlich eine Kräfteübersicht ausgegeben werden. Verwenden Sie stets die kleinste Unterlage, die den vorgesehenen Empfängerzweck erfüllt.

Bericht per E-Mail versenden

Ein Abschlussbericht kann mit zusätzlichen Dateien per E-Mail versendet werden. Vor dem Versenden:

• Empfänger und Verteiler doppelt prüfen
• nur erforderliche Anhänge hinzufügen
• den Schutz des Mailwegs und die Freigabe des Empfängers sicherstellen
• die Ablage der gesendeten Unterlagen nach Ihrem Nachweisverfahren prüfen

Die Versandfunktion ersetzt keine Freigabe für eine Datenübermittlung an Dritte. Näheres steht unter Integrationen.

Einsatz archivieren

Nach dem Abschluss erscheint der Einsatz im Archiv. Prüfen Sie vorher, ob alle erforderlichen Nachträge und Exporte erfolgt sind. Der Archivstatus ist kein Löschkonzept: Aufbewahrung, Zugriff nach Einsatzende und endgültige Löschung legt die verantwortliche Organisation in ihrem Verfahren fest.

Sichere Ablage

• Keine Exportdateien auf privaten oder unverschlüsselten Geräten ablegen.
• Ausdrucke nur an berechtigte Personen geben und nach dem Einsatzzweck sicher verwahren oder vernichten.
• Freigabe- und Versandprotokolle nach dem eigenen Nachweisverfahren führen.
• Testexporte mit synthetischen Daten klar kennzeichnen und getrennt halten.